Archivierung im SAP FI

Um das System bzw. die Datenbank von nicht mehr benötigten Daten zu bereinigen, müssen die Daten archiviert werden. Im SAP stehen hierfür spezielle Archivierungsobjekte zur Verfügung, um eine revisionssichere Aufbewahrung nach den gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen.

Für eine Archivierung im SAP ist eine einfache Sicht auf die Tabellen nicht ausreichend. So müssen verschiedene Anforderungen berücksichtigt werden. Die gesetzlichen Vorgaben müssen erfüllt werden (Siehe Artikel: xx), es muss gewährleistet werden, dass die Daten auch auf veränderter Hardware lesbar sind, die Datenstrukturen müssen auf anderen SAP Releases lesbar sein, die Abhängigkeit der Daten untereinander muss geprüft und evtl. weitere Daten archiviert werden bevor das eigentliche Objekt archiviert wird, die Unternehmens- und Geschäftsstruktur muss mit abgebildet werden, da viele Daten nur in dem Kontext interpretierbar sind. Diese Anforderungen werden bei der SAP-Archivierung mit berücksichtigt. Im FI-Bereich lassen sich folgende Daten archivieren:

  • Bankenstammdaten
  • Debitorenstammdaten
  • Debitorenverkehrszahlen
  • Elektronische Bankdaten
  • Finanzbuchhaltungsbelege
  • Kreditorenstammdaten
  • Kreditorenverkehrszahlen
  • Sachkontenstammdaten
  • Sachkontenverkehrszahlen
  • Sachkontenverkehrszahlen (neu)
  • Schecks
  • Zahlungsanordnungen

SAP Archivierungsobjekt

SAP fasst die Daten in Archivierungsobjekte zusammen, die festlegen, was wie archiviert wird. Außerdem wird durch das Archivierungsobjekt gewährleistet, dass die Belege auch in Zukunft auswertbar sind. So wird das technische und betriebswirtschaftliche Umfeld mit abgelegt. Bsp. für das Objekt FI_DOCUMNT:

  • Belegkopf
  • Belegsegment Buchhaltung
  • Belegsegment Steuerdaten
  • Buchungskreisabhängige Buchungsvorgänge
  • Belegsegment CPD-Daten
  • Belegsegment Wechseldaten
  • Änderungsbelege
  • SAPscript-Texte

In der folgenden Tabelle sind die Archivierungsobjekte im FI-Bereich aufgelistet:

Objekte im Finanzwesen Archivierungsobjekt
Anlagendaten AM_ASSET
Bankdatenspeicher FI_ELBANK
Bankenstammdaten FI_BANKS
Buchhaltungsbelege FI_DOCUMNT
Budgethierarchiebelege (Haushaltsmanagement) FM_BUDHIE
CO-Buchungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_DOC_CO
Debitorenstammdaten FI_ACCRECV
Einzelposten (Konsolidierung) FI_LC_ITEM
FI-Buchungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_DOC_FI
Kassenbuchbelege FI_TCJ_DOC
Kreditorenstammdaten FI_ACCPAYB
Mittelvormerkungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_FUNRES
Obligo- und Mittelumbuchungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_DOC_OI
Sachkontenstammdaten FI_ACCOUNT
Scheckdaten FI_SCHECK
Summensätze (Konsolidierung) FI_LC_SUM
Summensätze und Einzelposten (Konsolidierung)(nur Zurückladen, Löschen und Lesen) FLC_OBJECT
Summensätze und Einzelposten (Spezielle Ledger) FI_SL_DATA
Verkehrszahlen FI_MONTHLY, FI_TF_CRE, FI_TF_DEB, FI_TF_GLC, FI_TF_GLF
Zahlungsanordnungen FI_PAYRQ

Dabei wird die Archivierung der Objekte in folgende Daten gegliedert:

  • Archivierung Finanzbuchhaltungsdaten (FI)
  • Archivierung FI-Anlagendaten (FI-AA)
  • Archivierung FI-SL-Summensätze und Einzelposten (FI-SL)
  • Archivierung Haushaltsmanagementdaten (FI-FM)

Welche Objekte archivieren

Um festzustellen, welche Objekte archiviert werden sollen, kann der Speicherplatzverbrauch der einzelnen Archivierungsobjekte auf der Datenbank eingesehen werden. Über „Administration -> CCMS -> DB-Administration -> Datenarchiverung“ oder Transaktion DB15 kann der Speicherplatz für ein Archivierungsobjekt angezeigt werden. Im Abschnitt „Tabellen, aus denen Daten archiviert werden“ ein Archivierungsobjekt (z.B. FI_DOCUMNT) eingeben und daraufhin die Tabellen anzeigen lassen. Über den Button „Speicherplatz (online)“, werden Informationen zu der Anzahl der Sätze, dem belegten Speicherplatz und das Datum der letzten Statistikerstellung angezeigt, welche aus dem Datenbanksystem kommen. „Speicherplatz (Statistik)“ liefert entsprechende Informationen aus den Tabellen DBSTATTADA und DBSTATIADA.

Wird ein Objekt archiviert, ist nachfolgend zu empfehlen, die Archivierung in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Die Einstellung, wie schnell ein Beleg archiviert wird, wird im Customizing gesetzt z.B. durch die Kontoartenlaufzeiten und Belegartenlaufzeiten.

In dem Artikel xx wird genauer auf das Archivieren von Finanzbuchhaltungsbelege (FI_DOCUMNT) für einen Buchungskreis eingegangen.

 

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>