Funktionsumfang Dokumentenmanagement-Systeme

Den Begriff Dokumenten-Management-Systeme schreiben sich viele Systeme auf die Fahne. Jedoch bieten die Systeme einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Für den Anwender ist nicht immer ganz klar, was sich hinter dem Namen für eine Funktion verbirgt. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Funktionen, die ein Dokumenten-Management-System enthalten kann bzw. soll.

Erfassen von Dokumenten

Das Erfassen von Dokumenten ist ein wichtiger Prozess bei DMS-Systemen. Zum einen müssen externe Dokumente erfasst werden und zum anderen bereits elektronische Dokumente verarbeitet werden.

Für die Papierdokumente ist es wichtig, dass diese leicht eingescannt und indexiert werden können. Auch Funktionen um den Text zu erfassen bzw. Details von Rechnungen, Lieferungen, etc. automatisch zu erfassen und eventuell weiterzuverarbeiten sind nützlich.

Die Ablage von digitalen Dokumenten soll kein großes Hindernis sein. Im besten Fall ist es möglich, direkt aus dem Programm die Dokumente im DMS-System zu speichern. Da es sich um einen anwendergetriebenen Prozess handelt, sollen so viele Hilfen wie möglich zur Verfügung gestellt werden. Möglichst wenig Klicks und vorbelegte Informationen steigern die Akzeptanz des DMS-Systems.

Freigabe-Prozess

Beim elektronischen Bearbeiten von Dokumenten ist oftmals ein Workflow-Prozess notwendig, welcher den Freigabeprozess steuert bzw. überwacht. Hierbei sind für bestimmte Dokumente Personen verantwortlich, welche eine Qualitätssicherung durchführen bzw. Änderungen zur Kenntnis nehmen müssen. Dieser Freigabe-Prozess ist für viele Unternehmen sehr relevant. Interessant wird es, ob bei dem DMS-System eigene Prozesse definiert werden und Regeln erstellt werden können. Die Benutzer benötigen z.B. einen “Eingangskorb” und Funktionen um die Dokumente auf Wiedervorlage zu legen, weiterzuleiten, zurückzuweisen oder zu eskalieren. Auch durch Gruppeneingänge kann das Bearbeiten von Dokumenten beschleunigt werden, wenn z.B. Mitarbeiter im Urlaub sind.

Social Collaboration

Auch Funktionen die bereits von den sozialen Netzwerken bekannt sind, werden bei DMS-Systemen immer relevanter. So kann der Benutzer einen lokalen Newsfeed erhalten, welcher ihn über relevante Änderungen oder neue Dokumente informiert. Auch die Möglichkeit Kommentare abzugeben oder über spezielle Tags Themen oder andere Benutzer anzusprechen, ist eine nützliche Funktion.

Aktenfunktion

Um mit Akten zu arbeiten, müssen spezifische Funktionen bereitgestellt werden. So muss es für die Anwender auf einem einfachen Weg möglich sein, Dokumente in eine Akte einzufügen. Die Quelle der Dokumente ist unabhängig vom System. So kann es sich um E-Mails, Office-Dokumente oder Bilder handeln oder aber Dokumente welche im DMS-System bereits abgelegt sind. Bei Letzteren muss der Anwender die Dokumente lediglich der Akte zuordnen. Es ist auch wichtig, dass Dokumente verschiedenen Akten zugeordnet werden können. So ist es z.B. notwendig, dass Dokumente über eine Bestellung, zum einen in der Akte „Projekt“ und zum anderen in der Lieferantenakte zugeordnet sind.  Auch ist es wichtig, dass aufgrund der Vielzahl der verschiedenen Dokumententypen eine Schnellansicht für alle Dokumente besteht, um das Arbeiten mit der Akte zu erleichtern.

Suchen

Gerade in einem DMS-System in dem viele Dokumente abgelegt sind, ist das Suchen bzw. das Finden von Dokumenten eine wichtige Funktion. Die Metadatensuche und Volltextsuche soll sich dabei möglichst optimal ergänzen. Auch sollen die Ergebnisse ansprechend und übersichtlich dargestellt werden. Filterfunktionen nach Dokumententyp, Datum, Dateigröße, etc. erleichtern das Suchen. Auch ist eine Vorschaufunktion, wie sie z.B. bei der Suchmaschine google.de vorhanden ist ein nützliches Werkzeug, um schnell das gewünschte Dokument zu finden. Durch eine Wiedervorlage kann der Benutzer die Dokumente speichern, um sie sich nachher detailliert anzugucken.

Ablagefunktionen

Eventuell ist es auch relevant, dass das DMS-System einen einmalbeschreibbaren Speicher hat (WORM-Speicher). So ist es möglich, Dokumente über einen längeren Zeitraum abzulegen. Dieses bietet einen besseren Schutz vor Datenmanipulation und ermöglicht das langfristige Speichern von Dokumenten, die über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen.

Auch das Archivieren ist eine relevante Funktion um das DMS-System performant zu halten. Ältere Dokumente, welche nicht mehr benötigt werden, können in ein Archiv geschoben werden. Die Dokumente sind somit immer noch zu erreichen, auch wenn die Zugriffszeit länger ist, als bei nicht archivierten Dokumenten.

Anzeige der Dokumente

Eine eigentlich eher triviale Funktion ist die Anzeige bzw. Vorschau von Dokumenten. Wichtig ist es, dass ein DMS-System einfach zu bedienen ist und die Anzeige in einer vernünftigen Geschwindigkeit erfolgt. Der Benutzer möchte sich gerne eine Übersicht über die einzelnen Dokumente machen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass eine Vorschaufunktion implementiert wird, mit der es schnell und einfach möglich ist, die verschiedenen Dateien (E-Mail, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, PDF, etc.) anzuzeigen. Auch soll das Blättern innerhalb des Dokumentes schnell und einfach möglich sein.

Fazit

Die DMS-Systeme unterscheiden sich bei vielen Funktionen. Je nach Anwendungsfall muss geprüft werden, welche Funktionen relevant sind. Auch ist es hierbei wichtig, zukünftige Entwicklungen und Ereignisse zu berücksichtigen, da das System länger verwendet wird. Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer wichtiger Punkt, ist das DMS-System nicht einfach zu bedienen, erhält es keine Akzeptanz und wird wahrscheinlich nicht genutzt.

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