Jedes Unternehmen muss bestimmte Dokumente aufbewahren bzw. archivieren. Im HGB „§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen“ ist festgelegt, welche kaufmännischen Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:
- Handelsbücher
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- die empfangenen Handelsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
- Buchungsbelege
Handelsbriefe müssen dabei sechs Jahre aufbewahrt werden und die übrigen Dokumente zehn Jahre. Fristbeginn ist das abgelaufene Kalenderjahr. Weiterhin erlaubt das HGB §257, dass die Aufbewahrung auch auf Datenträgern erfolgen kann. Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse sind ausgenommen. Hierbei wird die Archivierung aber mit weiteren Bedingungen verbunden.
Revisionssicherheit
Generell muss bei der Archivierung die Revisionssicherheit gewährleistet werden. Die Sicherung muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Außerdem müssen die Inhalte unverändert (originär) und fälschungssicher gesichert werden, die Aktionen im Archiv protokolliert und die Inhalte durch Suchen wiedergefunden werden. Des Weiteren gibt es für verschiedene Branchen noch weitere Anforderungen bzgl. der Dokumentation und der Archivierung.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat zum Thema Revisionssicherheit zehn Merksätze veröffentlicht, welche hier abgerufen werden können:
- Jedes Dokument muss unverändert archiviert werden.
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss mit geeigneten Suchtechniken (Retrieval) wieder auffindbar sein.
- Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht wird.
- Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden.
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
- Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen, Richtlinien, Vorschriften (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.