Meetings im Projekt richtig organisieren

Zu einem Projekt gehören oft zahlreiche Meetings. Projektstatusmeetings, Arbeitsmeetings, Teilprojektmeetings, Risk-Management, diverse Routinen, etc. Oftmals sind diese zeitaufwendig und viele von ihnen leider wenig effizient, jedoch kann kein Projekt ohne Meetings auskommen. Welche Punkte gibt es zu beachten, um Meetings erfolgreich und effizient zu gestalten?

Generell sind Meetings wichtig, um das Projekt weiter voran zu bringen und Entscheidungen zu treffen. Trotzdem sind viele Meetings ineffizient. Wenn Beteiligten gefragt werden, kommen Meinungen wie: unproduktiv, langweilig, zu lange, etc. oft zustande. Oftmals werden auch wichtige Ergebnisse nach dem Meeting einfach vergessen bzw. nicht richtig aufbereitet. Symptome für ineffiziente Meetings sind:

  • Teilnehmer kommen zu spät oder sind nicht vorbereitet
  • Die Teilnehmer sind gedanklich woanders (Handy, Laptop, etc.).
  • Stellvertreter werden geschickt
  • Teilnehmer wissen nicht, was das Ziel des Meetings ist
  • Diskussionen ohne eine Entscheidung
  • Moderator greift nicht durch bei unstrukturiertem Verhalten
  • Maßnahmen werden nicht umgesetzt
  • Meeting beginnt nicht rechtzeit oder die Zeit wird überzogen

Jedoch kann durch eine richtige Organisation die Effizienz von Meetings gesteigert werden.

1. Meetings richtig organisieren und vorbereiten

Elementar für ein gelungenes Meeting ist die richtige Organisation. Das fängt schon beim Zeitpunkt an.  Es muss sichergestellt werden, dass wichtige Personen an dem Termin Zeit haben. Stellvertreter müssen ausreichend qualifiziert und ausreichende Kompetenzen haben, um Entscheidungen mitzutragen. Achten Sie auch auf die Unternehmenskultur. Manche Mitarbeiter fühlen sich schnell ausgeschlossen, wenn sie nicht eingeladen werden. Andere sind ihnen evtl. dankbar.

Des Weiteren muss die Einladung rechtzeitig verschickt werden. Am gleichen Tag bzw. zwei Tag vorher ist oftmals zu spät. Dadurch wird den Teilnehmern auch ermöglicht, sich auf das Meeting ausreichend vorzubereiten. Die Uhrzeit muss immer so gewählt werden, dass sie keine große Unterbrechung von der täglichen Arbeit darstellt. Insbesondere Meetings nach dem Mittagessen sind oftmals wenig effizient. Dagegen sind Meetings am Vormittag eher zu empfehlen.

2. Genaue Angaben zum Meeting machen

Die Einladung für ein Meeting muss rechtzeitig erfolgen. In der Einladung müssen folgende Informationen enthalten sein:

  • Selbsterklärender Titel
  • Uhrzeit und Dauer
  • Ort und Raum
  • Evtl. Remote Zugriff über eine Konferrenz (wenn gewünscht)
  • Ziel und Zweck
  • Agenda (evtl. mit zeitlichen Angaben auch zu den Pausenzeiten welche ab 90 Minuten notwendig sind)
  • Vorbereitungen für die Teilnehmer

3. Vorbereiten des Meetings

Selbstverständlich muss vor der Einladung geprüft werden, ob der Raum auch frei ist. Dieser sollte dann auch gleich reserviert werden. Bevor das Meeting beginnt sollten sie sichergestellt haben, dass alle notwendigen Hilfsmittel  (Beamer, Flipchart, etc.) vor Ort sind und auch funktionieren.  Seien Sie ausreichend früh da, um alle wichtigen Vorbereitungen zu treffen, damit das Meeting auch pünktlich beginnen kann. Bestimmen Sie vor dem Meeting jemanden, der das Protokoll führt.

4. Durchführung des Meetings & Meetingdisziplin

In der Regel übernimmt der Leiter die Moderatorrolle. Oftmals kommen Teilnehmer zu spät oder bereiten sich nicht darauf vor.  Fangen sie trotzdem schon mit dem Meeting an, weisen Sie die Teilnehmer aber darauf hin, dass sie bitte pünktlich und vorbereitet zu den Meetings kommen sollen. Dieses setzt gleich ein Zeichen, dass es bei den Meetings nicht nur um Zeitabsitzen geht.

Achten sie bei der Durchführung darauf, dass die Zeiten unbedingt eingehalten werden. Herausforderungen, die nicht gleich gelöst werden, können auf einem Whiteboard notiert und später weiter diskutiert werden. Moderieren Sie die einzelnen Punkte an und fassen Sie das Ergebnis zusammen. Achten Sie darauf, dass einzelne Personen nicht unnötig lange reden und die Beiträge strukturiert sind bzw. auch zum Thema passen. Weisen Sie auf Beschlüsse hin und fassen Sie diese zusammen. Achten Sie darauf, dass die Beschlüsse im Protokoll aufgenommen werden. Wenn Aufgaben verteilt werden, müssen diese ebenfalls im Protokoll mit aufgenommen werden inkl. des Datums, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn es notwendig ist, verfassen Sie am Anfang Regeln, dass Handys, Laptops, etc. nicht verwendet werden dürfen, wenn zu viele Personen sich dadurch ablenken lassen.

5. Abschluss und Nachbereitung

Zum Abschluss des Meetings, fassen Sie die Ergebnisse zusammen und beschließen wie es weitergeht. Wenn nicht alle Punkte erledigt sind, setzen Sie evtl. einen weiteren Termin an. Wichtig ist, dass das Meeting nicht überzogen wird und sie nach der vereinbarten Zeit ein Ergebnis haben. Wenn sie eher fertig sind, beenden sie das Meeting auch eher.

Zu jedem Meeting ist ein Protokoll anzufertigen. In dem Protokoll werden die Beschlüsse, Aufgaben und Informationen festgehalten. Welche Informationen alle in ein Protokoll müssen, können Sie hier nachlesen. Verschicken Sie das Protokoll spätestens einen Tag nach dem Meeting an alle Beteiligten und bitten Sie diese Ergänzungen hinzuzufügen, falls benötigt. Außerdem tragen Sie die festgelegten Aufgaben in einer zentralen Aufgabenliste ein.

 

Kennen Sie noch weitere Tipps für effiziente Meetings? Hinterlassen Sie gerne ein Kommentar

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