Online Shop Integration mit einem ERP-System – Welche Daten sind relevant?

Durch das Betreiben eines Online Shops wie Magento wird in vielen Fällen zunächst eine Insellösung geschaffen. Die Bestellungen werden in dem Webshop verarbeitet, ohne eine Schnittstelle zur Systemlandschaft des Unternehmens zu bieten. Dabei ist eine Verknüpfung in vielen Fällen sehr relevant, um redundante Daten zu vermeiden und dem Kunden aktuelle Daten zur Verfügung zu stellen.

Um einen Online Shop mit einem ERP-System zu verknüpfen, muss zunächst die Entscheidung getroffen werden, welche Daten hierfür relevant sind. Dabei ist es wichtig, die monetären Aspekte zu betrachten und auf Grundlage dieser eine Entscheidung zu treffen. Es ist nicht immer für jedes Unternehmen relevant, alle Daten in einem konstanten Datenfluss auszutauschen. Oftmals reicht es hier schon aus, sich auf bestimmte Daten zu beschränken. Konkret kann zwischen folgenden Daten unterschieden werden:

Kundendaten (CRM-System)

Diese Daten beinhalten alle relevanten Informationen über einen Kunden. Eine Synchronisation würde z.B. dann Sinn ergeben, wenn der Kunde bereits ein Kundenkonto hat und in diesem bestimmte Lieferbedingungen, Liefer- oder Rechnungsadressen oder spezielle Kundenrabatte erfasst wurden. Diese Daten können in seinem Kundencenter übersichtlich zur Verfügung gestellt und die Rabatte z.B. im Shop direkt berücksichtigt werden.

Lagerdaten

Die Lagerdaten geben Aufschluss über die Verfügbarkeit eines Produktes. Diese Informationen können online direkt angezeigt werden und hierdurch eine genaue Lieferzeit bestimmt werden bzw. Artikel, die nicht verfügbar sind, gleich entfernt werden. Insbesondere die Kundenzufriedenheit kann gesteigert werden, wenn der Kunde gleich über die Lieferzeit informiert wird.

Rechnungs- und Mahndaten

Die im Online Shop erworbenen Artikel müssen den Kunden selbstverständlich in Rechnung gestellt werden. Hierzu gehört auch das komplette Mahnwesen, falls der Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt hat. Viele Online Shops bieten auch das Erstellen von Rechnungen an. Sollten die Kunden aber auch andere Bestellmöglichkeiten haben, erfolgt die Rechnungsstellung oftmals über das ERP-System. Hierbei bietet sich die Übermittlung der Rechnungsdaten aus dem Online Shop an. Außerdem können dem Kunden Rechnungen im Shop zur Verfügung gestellt werden.

Artikelinformationen

Informationen zu den Artikeln wie: Bilder, Bezeichnung, Artikelnummer, Preise, Rabatte, etc. ändern sich oftmals. Die Pflege der Artikeldaten erfolgt in vielen Fällen im ERP-System. Um eine redundante Bearbeitung von Daten zu vermeiden, können die Änderungen direkt in das Shop-System übertragen werden.

Fazit

Wie beschrieben, gibt es mehrere Möglichkeiten für eine Datenintegration eines Online Shops mit einem ERP-System. Hierbei muss aber stets eine Kosten-Nutzen-Analyse getroffen werden, um zu bestimmen, ob eine Integration einen Mehrwert bietet.

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