Richtig Protokolle schreiben

Kein Projekt kommt ohne Meetings aus und für jedes Meeting muss ein Protokoll geschrieben werden. Ohne Protokolle können die Beschlüsse, Aufgaben und Informationen nicht festgehalten werden. Hierbei ist es besonders wichtig, dass die Arbeit genau ausgeführt wird. Ein “schlampig” geschriebenes Protokoll führt oftmals zu Unklarheiten, welches für den Projektverlauf nicht förderlich ist.

In manchen Meetings wird auf das Schreiben von Protokollen verzichtet. Viele denken, dass es bei kleineren Besprechungen nicht notwendig ist bzw. keiner möchte die undankbare Aufgabe gerne übernehmen. Wenn man sich aber die Ziele eines Protokolls klar macht, wird einem schnell deutlich, dass ein Protokoll immer geführt werden muss:

  • Hält alle wichtigen Informationen fest, die während des Meetings ausgetauscht werden.
  • Beschlüsse, die getroffen werden, werden im Protokoll festgehalten.
  • Aufgaben für Teilnehmer werden im Protokoll erfasst.
  • Nach dem Meeting wird das Protokoll zur Abstimmung an alle Teilnehmer verschickt und dient dadurch, als schriftliche Vereinbarung über die Beschlüsse und Aufgaben.
  • Das Protokoll kann im späteren Verlauf als schriftlicher Nachweis betrachtet werden, wenn es Unstimmigkeiten über verschiedene Punkte gibt.
  • Es dient Kollegen als Information, welche nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Wird kein Protokoll geführt, hat man im Projektverlauf keinen Nachweis, falls es zu Streitigkeiten kommt. Beim Schreiben des Protokolls müssen verschiedene Regeln eingehalten werden, um ein einheitliches, objektives und verständliches Protokoll zu führen. Der generelle Aufbau eines Protokolls ist wie folgt:

  • Thema des Meetings
  • Evtl. Projekt
  • Teilnehmer (Anwesende und Abwesende)
  • Verteiler
  • Datum, Uhrzeit und Dauer
  • Ort
  • Protokollant
  • Agenda
  • Besprechungspunkte
    • Nr.
    • Beschreibung
    • Art
    • Verantwortlicher
    • Datum

Vorbereitung beim Schreiben eines Protokolls

Vor dem Meeting besorgen Sie sich alle relavanten Informationen und füllen bereits das Deckblatt aus. Abwesende können beim Meeting ergänzt werden. Wenn möglich, schreiben Sie vorhandene Informationen schon ins Protokoll rein. Um so leichter und schneller können Sie nachher protokollieren.

Protokollieren

Für die Besprechungspunkte empfiehlt sich eine Tabelle. Wobei in jeder Zeile nur ein Punkt eingefügt wird, welcher genau einer Art zugeordnet wird. Als Art empfiehlt sich Information, Beschluss und Aufgabe. Des Weiteren muss ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Ist kein Datum hinterlegt, wird die Aufgabe oftmals nach hinten geschoben. Außerdem muss die Aufgabe immer genau einer Personen zugeordnet werden, ansonsten gibt es keine klare Verantwortlichkeit. Oftmals werden auch mehrere Punkte in eine Zeile eingetragen. Dieses dient nicht der Übersichtlichkeit und sollte vermieden werden.
Des Weiteren gibt es noch folgende Punkte beim Schreiben zu beachten:

  • Kurze und einfache Sätze. Dadurch wird die Lesbarkeit stark erleichtert
  • Verwenden Sie die Gegenwart
  • Substantive vermeiden
  • Direkte Rede für Beschlüsse und Anträge verwenden
  • Indirekte Rede für Meinungen und Behauptungen
  • Keine Fremdwörter und nur allgemein bekannte Abkürzungen verwenden
  • Adjektive sparsam einsetzen
  • Objektiv schreiben
  • Für Nichtbeteiligte problemlos verständlich
  • Logisch gliedern (hierachisch)
  • Feine Floskeln
  • Leichtverständliches Deutsch
  • Optisch auch Leserfreundlich

Nachbearbeitung des Protokoll

Die Nachbearbeitung vom Protokoll möglichst zeitnah und am selben Tag beginnen. Dann sind die Erinnerungen noch frisch und die Gefahr, dass etwas Wichtiges vergessen wird ist sehr gering. Achten Sie auf die oben empfohlenen Punkte. Überprüfen Sie alles gründlich und achten Sie darauf, dass Sie die Anwesenheitsliste erfasst haben und das jede Aufgabe genau einen Bearbeiter sowie ein Fälligkeitstermin hat. Übertragen Sie die definierten Aufgaben ggf. in eine Aufgabenliste oder bitten Sie darum, dass der Verantwortliche dieses erledigt. Schicken Sie das Protokoll möglichst noch am selben Tag oder spätestens am nächsten Tag ab. Verweisen Sie in der E-Mail darauf, dass bitte jeder das Protokoll lesen soll. Wenn jemand mit bestimmten Punkten nicht einverstanden ist, soll er sich bei Ihnen innerhalb von zwei Tagen melden, ansonsten gelten die Punkte als genehmigt. Vergessen Sie nicht das Protokoll an einem zentralen Ort abzulegen, an dem es für alle einsehbar ist.

Download Protokollvorlage

 

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>