SAP Archivieren am Bsp. von FI_DOCUMNT

Die Archivierung im SAP dient dazu, nicht mehr verwendete Daten aus dem System zu entfernen. In  “Archivierung im SAP FI” ist das Thema Archivierung kurz vorgestellt worden. In dem Artikel wird die Archivierung am Beispiel des Archivierungsobjektes “FI_DOCUMNT” beschrieben.

Für die Archivierung wird im SAP die Transaktion SARA aufgerufen. Mit der Archivierungstransaktion können alle Archivierungsprogramme aufgerufen werden (schreiben, löschen, lesen und zurückladen). Außerdem können Archivierungsläufe verwaltet, Customizing-Einstellungen gesetzt, sowie Datenarchivierungsstatistiken und eine Netzgrafik für das Archivierungsobjekt angezeigt werden.

Die Transaktionen für die Archivierung des Archivierungsobjektes “FI_DOCUMNT” ist unter “Rechnungswesen -> Finanzwesen -> Hauptbuch -> Periodisches Arbeiten -> Archivierung -> Belege (F48A)” zu finden. Im Gegensatz zu der Transaktion SARA, kann hierüber nur das Archivierungsobjekt “FI_DOCUMNT” archiviert werden.

Berechtigungen

Die Archivierung wird über das Berechtigungsobjekt S_ARCHIV gesteuert. Des Weiteren werden folgende Berechtigungen benötigt:

  • _ADMIN_FCD: Spool
  • S_BTCH_JOB: Jobs
  • F_BKPF_BUK: Ggf. Buchungskreisberechtigungen

Berechtigungen im Customizing unter Finanzwesen (neu) -> Grundeinstellungen -> Berechtigungen einstellen.

Tabellen

Für das Objekt „FI_DOCUMNT“ werden Daten aus verschiedenen Tabellen archiviert. In der Transaktion „SARA“ können über „DB-Tabellen“ die betroffenen Tabellen (DB15) angezeigt werden.

Programme

Für das Objekt „FI_DOCUMNT“ werden folgende Programme ausgeliefert:

  • FI_DOCUMNT_WRI: Schreiben
  • FI_DOCUMNT_DEL: Löschen
  • FI_DOCUMNT_PST: Nachlauf
  • SAPF048S: Korrektur: Aufbau von Sekundärindizes
  • SAPF048X: Korrektur: Reparatur der erweiterten Archivverwaltung

Abhängigkeiten bei der Archivierung

Beim Archivierungslauf muss zunächst geprüft werden, welche Abhängigkeiten bei der Archivierung vorhanden sind. Bei bestimmten Archivierungsobjekten besteht ggf. ein Vorgänger, welcher zunächst archiviert werden muss.

Über “Werkzeuge -> Administration -> Verwaltung -> Datenarchivierung (SARA)” können Abhängigkeiten angezeigt werden. Das zu archivierende Objekt eingeben (oder leer lassen, wenn alle Abhängigkeiten angezeigt werden sollen) und unter „Springen -> Netzgrafik“ die Abhängigkeiten anzeigen lassen. Für das Objekt „FI_DOCUMNT“ bestehen keine Abhängigkeiten. Alternativ können auch über „Rechnungswesen -> Finanzwesen -> Hauptbuch -> Periodisches Arbeiten -> Archivierung -> Belege (F48A)“ die Abhängigkeiten für das Objekt „FI_DOCUMNT“ angezeigt werden.

Exkurs: Bei dem Objekt „FI_ACCOUNT“ sind z.B. Abhängigkeiten vorhanden. Es müssen zunächst die Sachkontenverkehrszahlen (ggf. neu) und Finanzbuchhaltungsbelege archiviert werden, bevor die Sachkontenstammdaten archiviert werden (Siehe Abbildung).

Abhängigkeiten SAP-Archivierungsobjekt FI_ACCOUNT

Abhängigkeiten SAP-Archivierungsobjekt FI_ACCOUNT

Prüfen von Belegen

Das SAP-System prüft zunächst, welche Belege archiviert werden können, um nur Belege zu archivieren, welche nicht mehr benötigt werden. Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:

Belegkopf:

  • Beleglaufzeit muss überschritten sein
  • Mindestverweildauer muss überschritten sein. Die Anzahl der Tage zwischen Erfassungsdatum bzw. Änderungsdatum muss die Mindestverweildauer überschreiten
    • Belege mit Quellensteuer bleiben mindestens 455 Tage im System
  • Dauerbelege, vorerfasste Belege oder Musterbelege werden nicht berücksichtigt

Belegposition:

  • Beleg darf keine offenen Posten enthalten
  • Kontoartenlaufzeit muss überschritten sein

Auf Wunsch können zusätzliche Prüfungen über BAdIS implementiert werden.

Schreiben von Daten

Über die Transaktion SARA (oder F48A) werden über „Schreiben“ die Belege archiviert. Wurden bereits Daten archiviert, aber noch nicht mit dem Löschprogramm entfernt, wird eine Warnung angezeigt. Wichtig ist, dass diese Belege nicht erneut archiviert werden.

Löschen von alten Daten

Über das Programm „Löschen“ werden die Belege aus den Tabellen BKPF, BESEG und BSIM gelöscht. Über einen Testlauf ist es möglich das Löschen zu simulieren.

Nachlaufprogramm zum Löschen von Sekundärindizes

Das Programm startet automatisch nach dem Archivierungsvorgang (Customizing spezifisch). Das Nachlaufprogramm löscht alle Sekundärindizes aus der Datenbank (BSIS, BSAS, BSAD, BSAK, und BSIP), welche zum Stichtag abgelaufen sind. Über das Customizing ist einstellbar, wie lange die Sekundärindizes in der Datenbank noch vorhanden sein sollen, um z.B. die archivierten Belege in der Einzelpostenanzeige einzusehen. Als Basis wird das Ausgleichsdatum verwendet.

Anzeige archivierter Finanzbuchhaltungsbelege (FI)

Die Anzeige der archivierten Belege erfolgt über das Archivinformationssystem (SARI). Archive können auch über die Beleganzeige (FB03) oder innerhalb der Einzelpostenanzeige im Hauptbuch oder Debitoren / Kreditoren angezeigt werden. Einzelposten eines Kontos können nur angezeigt werden, wenn die entsprechenden Sekundärindizes der Finanzbuchhaltung noch im System vorhanden sind.

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