Für die Einführung des „Neuen Hauptbuchs“ im SAP gibt es mehrere Gründe. Neue Verordnungen (Basel II, EU Verordnung Nr. 1606/2002) zwingen Unternehmen dazu ihre Bilanzen nicht nur nach nationalen Standards auszurichten. Eine Bilanzierung nach internationalen Rechnungslegungsvorschriften (IAS, IFRS) wird immer wichtiger. Auch der stärkeren Verbreitung des Umsatzkostenverfahrens wird Rechnung getragen.
Die Archivierung im SAP dient dazu, nicht mehr verwendete Daten aus dem System zu entfernen. In „Archivierung im SAP FI“ ist das Thema Archivierung kurz vorgestellt worden. In dem Artikel wird die Archivierung am Beispiel des Archivierungsobjektes „FI_DOCUMNT“ beschrieben.
Durch die parallele Rechnungslesung ist es im SAP möglich, die Bewertung der Buchungskreise nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften durchzuführen. So kann die Bewertung nach dem HBG, IFRS oder dem US-GAAP erfolgen. SAP bietet hier zwei Lösungen an: Die Kontenlösung und die Ledger-Lösung, wobei bei der Ledger-Lösung nicht die spezifischen Ledger (FI-SL) zu verstehen sind, sondern weitere Ledger im neuen Hauptbuch anzulegen.
Jedes Unternehmen muss bestimmte Dokumente aufbewahren bzw. archivieren. Im HGB „§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen“ ist festgelegt, welche kaufmännischen Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:
Um das System bzw. die Datenbank von nicht mehr benötigten Daten zu bereinigen, müssen die Daten archiviert werden. Im SAP stehen hierfür spezielle Archivierungsobjekte zur Verfügung, um eine revisionssichere Aufbewahrung nach den gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen.
Durch eine Verknüpfung eines Online Shops mit einem ERP-System können Datenredundanzen vermieden und dem Kunden ein besserer Service ermöglicht werden. Welche Daten synchronisiert werden muss mit einer Kosten-Nutzen-Analyse ermittelt werden. Bei der Art des Datenaustausches wird zwischen drei verschiedenen Techniken unterschieden.