Vier Schritte um Krisen im Projekt zu lösen

In jedem Projekt kann es zu kritischen Situationen kommen. Das ist nicht zwingend auf mangelndes Projektmanagement zurückzuführen. Wichtig ist in so einer Situation, dass nicht versucht wird einen Schuldigen zu finden, sondern direkt die Situation mit allen Beteiligten zu lösen. Eine Krise kann somit direkt als Chancen genutzt werden, um die Zusammenarbeit im Team zu stärken.

1. Ruhig bleiben und logisch handeln

Viele Menschen greifen in ernsthaften bzw. gefährlichen Situationen auf ihre Urinstinkte zurück. Sie versuchen wegzulaufen, bzw. zu kämpfen. Aus diesem Grund kommt es in schwierigen Situationen im Projekt oftmals zu den typischen Verhaltensweisen, dass Menschen versuchen, abzutauchen bzw. durch “Finger Pointing” schnell einen Schuldigen suchen, um die Schuld von sich abzuweisen.  Das Verhalten verschärft allerdings die Situation und trägt nicht zur Lösung bei. Zunächst st es wichtig das Team zusammenzuführen, ihm klar zu machen, dass Schuldzuweisungen nicht erwünscht sind und zusammen mit dem Team eine Lösung zu erarbeiten. Durch ein erfolgreiches Meistern der Krise, kann die Motivation im Team gesteigert werden.

2. Manager zur Lösung der Krise aufstellen

Je nachdem wie groß die Krise ist, ist es sinnvoll, dass nicht der Projektmanager als Krisenmanager eingesetzt wird. Dieses liegt in der Verantwortung des Lenkungsausschusses, ob er es für nötig hält, dass ein Krisenmanager eingesetzt und der Projektleiter evtl. abgesetzt wird oder aber ob der Projektleiter als Krisenmanager agiert. Wichtig ist, dass diese Person auch in kritischen Situationen ruhig und analytisch vorgeht und das Projekt wieder auf den richtigen Kurs bringt. Des Weiteren liegt es in seiner Verantwortung das Vertrauen bei den Stakeholdern wiederherzustellen und das Team zu motivieren.  Evtl. ist es auch notwendig, dass der Krisenmanager ein externer Berater ist, da dieser oftmals interne Probleme besser ansprechen kann, als im Projekt involvierte Personen.

3. Ursachen finden und Schwachstelle identifizieren

In den meisten Fällen sind Krisen im Projekt selbst verschuldet. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ursachen zu finden:

  • Projektplanung zu ungenau
  • Projektziele wurden nicht kommuniziert
  • Projektleitung nicht qualifiziert genug
  • Projektcontrolling fehlt
  • Konflikte zwischen Linien- und Projektorganisation
  • Projektrisiken sind nicht klar
  • Kommunikation ist mangelhaft
  • Termine werden nicht eingehalten

Oftmals werden bekannte Probleme als Ursachen für die Krise gefunden, die aber aus verschiedenen Gründen (Geld, Zeit, politische Gründe, etc.) bisher nicht angegangen wurden.

4. Maßnahmen erarbeiten und umsetzen

Die wichtigste Aufgabe des Krisenmanagers ist es, eine Empfehlung auszusprechen, wie weiter vorgegangen werden soll. Dieses reicht von kleinen Änderungen, über Radikale Umstellungen z.B. durch Austausch von Teammitgliedern bzw. (Teil-) Projektleitern bis hin zum Abbruch des Projekts.

Oftmals reichen Maßnahmen aus, um die Ursachen, die zu der Krise geführt haben, für die Zukunft auszuschließen. Oberstes Ziel für den Krisenmanager ist es, durch die Maßnahmen das Vertrauen bei den Stakeholdern wieder aufzubauen und die Teammitglieder wieder zu motivieren.

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